Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή

Οι επιστολές επικοινωνίας με τους φίλους και τους συγγενείς, δηλαδή ο σχεδιασμός τους, δεν έχουν αυστηρές απαιτήσεις. Ωστόσο, παρέμεινε ένας τομέας στον οποίο δίνεται αυτή η προσοχή. Πρόκειται για επαγγελματική αλληλογραφία - το πιο σημαντικό μέρος της σχέσης μεταξύσυνεργάτες, πελάτες, πελάτες, εργοδότες και εργαζόμενους. Είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε με σαφήνεια πώς να γράφουμε μια επιστολή, τι διακρίνει μια επιχειρησιακή επιστολή από μια προσωπική, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει το σχεδιασμό μιας επιστολής, πώς να γράφει γράμματα για διαφορετικές καταστάσεις, σε ποια σειρά για να βάλει πληροφορίες, ποιες λέξεις θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν.

Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα είδος επαγγελματικής κάρτας της εταιρείας. Ως εκ τούτου, μια καλά γραπτή επιχειρηματική επιστολή -δέσμευση να σχηματίσουν μια θετική εικόνα της εταιρείας. Σύγχρονη επιστολή των επιχειρήσεων - είναι, πάνω απ 'όλα, ένα μήνυμα υπηρεσίας με τη μορφή επίσημου εγγράφου, καθώς και με τη μορφή των διαφόρων βεβαιώσεων, αιτήσεων, τις αιτήσεις, υπενθυμίσεις, τις παραγγελίες, παράπονα, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια και οι απαντήσεις σε αυτά.

Η επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι άψογη από κάθε άποψη: ακόμη και μια μικρή απόκλιση από τους κανόνες μπορείνα το καταστήσει παράνομο από νομική άποψη. Σωστά γραπτά, γραμμένα σε καλή γλώσσα σε επιστολόχαρτο, μια ξεκάθαρη επιχειρησιακή επιστολή είναι ένα από τα κλειδιά για την επιτυχία της επιχείρησής σας. Για γραφή, χρησιμοποιείτε συνήθως ένα επιστολόχαρτο με το λογότυπο της εταιρείας, το πλήρες όνομά του, ταχυδρομική και τηλεγραφική διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ και τραπεζικά στοιχεία.

Το γράμμα της επιστολής που περιέχει τη διεύθυνση στον παραλήπτη είναι συνήθως: η θέση και το όνομα του παραλήπτη είναι γραμμένα στο πάνω μέροςδεξιά γωνία της επιστολής. Η έφεση απευθύνεται στο κέντρο της επιστολής και τελειώνει με ένα θαυμαστικό. Το καπάκι μπορεί να επισημανθεί με έντονους χαρακτήρες. Ανάλογα με την περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα ακόλουθα παραδείγματα εφαρμογών: «Αγαπητή κα Doe», «! Αγαπητέ Μιχαήλ Πέτροβιτς» «Αγαπητέ κ Διευθυντής» «Αγαπητοί κύριοι.» Η έφεση τοποθετείται στο κέντρο της σελίδας. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι σε μια επιστολή των επιχειρήσεων σε κυκλοφορία απαράδεκτες περικοπές όπως «ο κ», «κυρία», ή να χρησιμοποιήσετε τα αρχικά του προσώπου.

Στη συνέχεια ακολουθεί την εισαγωγή, όπου χρειάζεται σύντομα καινα διατυπώσει με σαφήνεια τον κύριο σκοπό της επιχειρηματικής επιστολής, τον λόγο για την αποστολή αυτής της επιστολής. Το επόμενο τμήμα - το κύριο μέρος, το οποίο καθορίζει την κύρια ιδέα και την ουσία της επιχειρηματικής επιστολής. Στη συνέχεια έρχεται μια σύντομη περίληψη, συνοψίζοντας. Εδώ χρησιμοποιούνται πιο συχνά οι εξής φράσεις: "Ελπίζουμε / ελπίζουμε ...", "Είμαι σίγουρος / σίγουρος ...", "Λυπάμαι για την καθυστέρηση στην απάντηση" κ.λπ.

Η επιχειρηματική επιστολή τελειώνει με μια ευγενική υπογραφή: "Ειλικρινά, ... (ταχυδρομικός αποδέκτης), ... (Ονοματεπώνυμοπαραλήπτης). " Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ορίσετε τον αριθμό τηλεφώνου επαφής, το όνομα και τη φυσική διεύθυνση της εταιρείας, τη διεύθυνση της ιστοσελίδας της εταιρείας. Αν το γράμμα περιέχει συνημμένα, τότε είναι γραμμένα σε ξεχωριστά φύλλα. Στην περίπτωση αυτή, η αρίθμηση φύλλων μπορεί να είναι κοινή για ολόκληρο το έγγραφο ή χωριστή για το κύριο γράμμα και κάθε εφαρμογή. Οι πληροφορίες σχετικά με τις αιτήσεις πρέπει να περιέχονται στο σώμα του κύριου γράμματος πριν από την υπογραφή. Σκοπός των περισσότερων εγγράφων είναι να ενδιαφέρει τον παραλήπτη, να τον πείσει, να τον αναγκάσει να ενεργήσει προς την κατεύθυνση που είναι απαραίτητη για τον συγγραφέα. Ως εκ τούτου, Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι σαφές, συνοπτικό, ακριβές και σαφές.