Διαχειριστείτε το χρόνο σας - συμβουλές ειδικών

Θα σας πούμε για τα πιο χρήσιμα εργαλεία για την εργασία με το ημερολόγιο, που περιγράφεται από τον Daniel Browne - συγγραφέα της "Η πηγή ενέργειας".

Η αρχή του Pareto αναφέρει ότι το έργοσυμπληρώστε όλο το χρόνο που του έχει διατεθεί. Το ημερολόγιο είναι το εργαλείο σας για τον προϋπολογισμό του χρόνου, επιτρέποντάς σας να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά κάθε επιχείρηση ή έργο στο οποίο εργάζεστε. Μη προγραμματισμένος χρόνος, κατά πάσα πιθανότητα, θα απασχολείται με την εργασία. Χρησιμοποιήστε τους παρακάτω κανόνες για να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιό σας:

1. Το ημερολόγιο θα πρέπει να αντιπροσωπεύει μια πραγματική εικόνα του πώς θα χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας.

Θα πρέπει να προγραμματιστεί όλα όσα είναι σημαντικά για εσάς και πρέπει να γίνει. Μια εξαίρεση μπορεί να γίνει μόνο για μικρά καθήκοντα που δαπανούν λιγότερο από δεκαπέντε λεπτά.

2. Πάρτε χρόνο για να καθορίσετε σχέδια για συγκεκριμένες ημέρες και εβδομάδες.

Ο λεπτομερής προγραμματισμός σάς βοηθά να σώσετεΣυγκέντρωση σε αυτό που κάνετε σε μια συγκεκριμένη στιγμή, και μην βγείτε από το χρονοδιάγραμμα. Είναι καλύτερο να προγραμματίζετε την επόμενη νύχτα, όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας και έχετε μια ιδέα για το τι θα μεταφερθεί στο αύριο. Η πραγματοποίηση ή η προσαρμογή του σχεδίου το πρωί συνιστάται μόνο αν νύχτα δημιουργείτε μια δημιουργική ιδέα ή θυμάστε ένα επείγον θέμα.

3. Απαλλαγείτε από τις λίστες υποχρεώσεων.

Αφού έχετε γράψει όλα όσα πρέπει να κάνετε σε χαρτί, εσείςαφήστε το κεφάλι σας, αλλά το πρόβλημα είναι ότι στη λίστα των υποθέσεων σας δεν θα περιοριστείτε σε συγκεκριμένες προθεσμίες και ως εκ τούτου δεν θα ξέρετε πότε μπορείτε να τις εκπληρώσετε.

4. Χρησιμοποιήστε ειδοποιήσεις για εργασίες που είναι στενά συνδεδεμένες με το χρόνο.

Αν έχετε πράγματα να κάνετεσε μια συγκεκριμένη ώρα, ενεργοποιήστε την ειδοποίηση ή το σήμα που σας υπενθυμίζει. Παρά το γεγονός ότι οι ειδοποιήσεις συμβάλλουν στη διατήρηση της αίσθησης του χρόνου, είναι προτιμότερο να μην τις χρησιμοποιείτε σε περιπτώσεις που δεν είναι χρονικά δεσμευμένες, διότι σε περίπτωση που οι υπενθυμίσεις παραλαμβάνονται πολύ συχνά, απλώς θα σταματήσετε να τους απαντάτε.

5. Προγραμματίστε τη λύση για εργασίες με ευέλικτες προθεσμίες.

Συνήθως τα πράγματα που δεν απαιτούν αυτάπου ασχολούνται σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, βάζουν τους καταλόγους, συχνά ξεχασμένοι γι 'αυτούς ή που μεταφέρονται την επόμενη μέρα. Με την ενσωμάτωσή τους στο πρόγραμμά σας, θα αυξήσετε την πιθανότητα λύσης τους. Πάρτε τα για μια στιγμή που πιθανότατα θα είστε σε θέση να τα λύσετε.

6. Κάντε το ημερολόγιο τον καλύτερο σας φίλο.

Ακόμη και αν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ημερολόγιο μενα ορίσετε ειδοποιήσεις, θα πρέπει από καιρό σε καιρό να αναφερθείτε στο ημερολόγιό σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να πάρετε μια ιδέα της επερχόμενης ημέρας. Θα χρειαστεί να δείτε το ημερολόγιο τουλάχιστον δύο φορές την ημέρα. Το καλύτερο από όλα, αν το κοιτάς κάθε φορά που τελειώνεις το επόμενο πράγμα. Διαγράψτε τις συμπληρωμένες περιπτώσεις ή επισημάνετε το χρώμα τους για να δείτε ότι ολοκληρώθηκε η εργασία τους.

7. Διάλυση των μεγάλων εργασιών σε μικρότερες και σχεδίαση της λύσης τους.

Συχνά όταν εργάζονται σε μεγάλα έργα μπορείΦαίνεται ότι δεν πρέπει να περιμένουμε τίποτα, γιατί, και έτσι ξέρετε, την ανάγκη να ασχοληθεί με πάνω από τις επόμενες ημέρες ή εβδομάδες. Ωστόσο, αν δεν είναι οργανωμένη, τότε μια γενική ιδέα για το τι κάνετε, και κατά προσέγγιση ημερομηνίες απεργία στην παραγωγικότητα σας, καθώς και η απουσία ενός χρονικού πλαισίου στο πρόγραμμα θα σας στερήσει μια αίσθηση του επείγοντος. Μην πηγαίνετε τον τρόπο που θα βοηθήσει τη διαίρεση του έργου σε δευτερεύουσες εργασίες και λύσεις σχεδιασμού για κάθε ένα από αυτά στο ημερολόγιο.

8. Μην ξεχάσετε να προβλέψετε διαλείμματα μεταξύ των περιπτώσεων.

Το κύριο εμπόδιο στο σχεδιασμό -έλλειψη ρεαλισμού. Σχεδιασμός προβλήματα απόφαση χωρίς περισπασμούς ή διακοπές που απαιτείται για να μεταβείτε στην επόμενη περίπτωση, να κινδυνεύουν να χάσουν την εστίαση, να σπάσει το χρονοδιάγραμμα και να βρεθεί αντιμέτωπος με το χρόνο για να καλύψουν τη διαφορά. Την πάροδο του χρόνου, θα αρχίσουν να σκέφτονται ότι το σχέδιο δεν λειτουργεί και να εγκαταλείψει τη σκέψη της εξασφάλισης της παραγωγικότητας. Αν εξετάσουμε ανάπαυση, διάλειμμα για το μεσημεριανό γεύμα, το χρόνο στο δρόμο και περισπασμούς, μπορείτε να πάρετε μια ρεαλιστική εικόνα για το τι θα κάνετε και τι θα πρέπει να περάσει το χρόνο σας, και έτσι μπορούν να προγραμματίσουν πιο αποτελεσματικά την ημέρα σας.

9. Προγραμματίστε το χρόνο για την προετοιμασία των κλήσεων και των επερχόμενων συναντήσεων.

Πρέπει να έχεις καθυστερήσει για μια συνάντησηλόγω του γεγονότος ότι δεν προσέφερα αρκετό χρόνο για το δρόμο και την εμφάνιση κάποιου προβλήματος. Με τον προγραμματισμό του χρόνου προετοιμασίας στο ημερολόγιό σας, θα απαλλαγείτε από το άγχος αν απλά πρέπει να υπολογίσετε τη διαδρομή ή να αναζητήσετε τον αριθμό τηλεφώνου λίγο πριν βγείτε όταν πρέπει να καλέσετε τον πελάτη. Σχεδιάζοντας το χρόνο για το ταξίδι, ανακαλύψτε το ακριβές χρονοδιάγραμμα της μεταφοράς και δώστε την ευκαιρία να παρακολουθήσετε ένα φλιτζάνι καφέ κατά μήκος του δρόμου.

10. Προγραμματίστε την ώρα της ημέρας για απρόβλεπτα καθήκοντα και περιστάσεις.

Πόσο συχνά συμβαίνουν τα πράγματα σας; Κάθε μέρα, μία φορά την εβδομάδα; Δώστε στο χρονοδιάγραμμά σας ένα χρόνο για απρόβλεπτες περιστάσεις και αν δεν εμφανίζονται, μπορείτε πάντα να το χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε άλλες εργασίες. Αναλύστε πόσο χρόνο περνά η μέρα στις απρογραμμάτιστες κλήσεις ή διαλείμματα και προγραμματίστε το στο πρόγραμμα σας. Πιθανότατα, πρώτα θα υπερεκτιμήσετε ή υποτιμήσετε το χρόνο που χρειάζεστε, αλλά με εμπειρία η ακρίβεια της αξιολόγησής σας θα αυξηθεί.

11. Αναπτύξτε τη συνήθεια σχεδιασμού.

Μόλις έχετε μια νέα εργασία, αμέσωςΕπίσης, βάλτε το στο πρόγραμμά σας. Εάν για οποιονδήποτε λόγο αυτό δεν είναι δυνατό, σημειώστε το σημειωματάριο, το smartphone, το tablet ή οποιαδήποτε άλλη συσκευή που χρησιμοποιείτε. Η άμεση είσοδος του έργου στο χρονοδιάγραμμα καταργεί καταρχάς την ανάγκη να θυμάστε τι πρέπει να κάνετε και, δεύτερον, αποκλείει το ενδεχόμενο να παραμείνει ανεπίλυτο.

Αν πρέπει να παρακολουθείτε τακτικάζητά ή οργανώνει συναντήσεις, τους παρέχει την ημερολογιακή ώρα για μια εβδομάδα και στη συνέχεια προσθέτει απλά στοιχεία στο καθορισμένο διάστημα. Σε ηλεκτρονικό ημερολόγιο, για παράδειγμα, στο Outlook, μπορείτε να τοποθετήσετε αυτά τα στοιχεία στην ενότητα σημειώσεων. Στο ημερολόγιο χαρτιού, όπου δεν υπάρχει χώρος για όλα τα αντικείμενα, μπορείτε να τα σχεδιάσετε ως ξεχωριστό κατάλογο, συνδεδεμένο με ένα δεδομένο χρονικό διάστημα.

12. Χρησιμοποιήστε μόνο ένα ημερολόγιο για το σχεδιασμό εργασιών και για όλα τα άλλα θέματα.

Όταν πρόκειται για τη ζωή σας, μεταξύ της εργασίας και τηςο ελεύθερος χρόνος δεν πρέπει να χωρίζεται. Αυτές οι περιοχές της ζωής σας είναι μια αντανάκλαση του πώς διαχειρίζεστε το χρόνο σας. Χρησιμοποιώντας δύο ημερολόγια, απενεργοποιείτε την προσοχή σας και δυσκολεύεστε τον έλεγχο του χρόνου.

13. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο κυττάρων.

Η αρχή της είναι να διαιρέσειημέρα για αρκετά μεγάλα χρονικά διαστήματα. Η μέγιστη απόδοση παρέχεται από τμήματα όχι λιγότερο από μιάμιση ώρα. Ο αριθμός των κυττάρων αυτών μπορεί να κυμαίνεται από τρία έως έξι. Η πιο απλή είναι μια ημέρα που αποτελείται από τρία κελιά που αντιστοιχούν στις πρωινές, απογευματινές και βραδινές περιόδους.

Τα χρονικά διαστήματα δεν είναι τίποτα περισσότερο από μπλοκ των επιτευγμάτων, ή μια εποχή που θα ασχοληθείτε με τις πιο σημαντικές υποθέσεις.

Ένα κύτταρο δεν υποθέτει ότι είναιμόνο μία εργασία. Μπορείτε να προγραμματίσετε για αυτήν την περίοδο οποιοδήποτε αριθμό περιπτώσεων. Για παράδειγμα, εάν το μέγεθος της κυψέλης σας πρωινού είναι τρεις ώρες, μπορείτε να προγραμματίσετε τέσσερις 15-λεπτών και δύο-ώρες εργασίες σε αυτό. Συνδυάστε πολλές μικρές εργασίες σε μπλοκ 30 λεπτών ή, ακόμα καλύτερα, τις τοποθετήστε στα κυψέλη ώρας.

Αισθάνεστε απασχολημένοι με μαςμικρά καθήκοντα και μεγάλα μπλοκ συμβάλλουν στη διαμόρφωση προσεκτικών σχεδίων και δίνουν την εντύπωση ότι έχουμε επιτύχει τον στόχο μας. Προσπαθήστε να μην γεμίσετε τα κελιά με συνήθεις ή μη παραγωγικές εργασίες. Εάν χρειάζεστε πολύ χρόνο για διοικητικά θέματα, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό κελί για αυτούς. Πρέπει να είστε παραγωγικοί, όχι απασχολημένοι. Και μην ξεχάσετε να συνοψίσετε το τέλος κάθε διαστήματος.

Η δομή των κυψελών θα σας βοηθήσει να κάνετε την πιο αποδοτική χρήση του χρόνου που σας έχει δοθεί στις προγραμματισμένες περιπτώσεις. Στο κελί, θα πρέπει να κάνετε κάτι που είναι πραγματικά σημαντικό για εσάς.

• 
  κυψέλη ή βραδιά για χαλάρωση.


• 
  κελιού ή μια ημερομηνία για μια ημερομηνία.


• 
  κυττάρων ή μια βραδιά αφιερωμένη στην προσωπική ανάπτυξη ή μάθηση.


• 
  κελί ή μια βραδιά αφιερωμένη στα παιδιά και την οικογένεια.


• 
  ένα κελί επικοινωνίας.


• 
  κύτταρο για εργασία αργά?


• 
  για να μεταβείτε στον κινηματογράφο.


• 
  κελί για εκπαίδευση.

14. Χρησιμοποιήστε τον ελεύθερο χρόνο σας με σύνεση.

Κοιτάζοντας τα κελιά, θα έχετε μια ιδέα για τοπόσα έχετε ελεύθερο χρόνο. Κάθε μία από τις πέντε εργάσιμες βραδιές σας δίνει τρεις με έξι ώρες ελεύθερου χρόνου. Είναι δεκαπέντε έως τριάντα ώρες την εβδομάδα. Μπορείτε να τα ξοδέψετε για οτιδήποτε: να χαλαρώσετε, να κοινωνήσετε με την οικογένεια και τα παιδιά, να δειπνήσετε σε ένα εστιατόριο, να πάτε στις ταινίες. Αν προσθέσετε σε αυτά το Σαββατοκύριακο (αυτό είναι άλλες τριάντα έξι ώρες, ή επιπλέον έξι - δώδεκα κελιά), θα λάβετε από πενήντα έως εβδομήντα έξι ώρες ελεύθερου χρόνου την εβδομάδα! Αυτός είναι ο χρόνος σας για την υλοποίηση ποικίλων σχεδίων - για παράδειγμα, για να μάθετε μια ξένη γλώσσα, να γράφετε ένα βιβλίο κτλ.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές και θα είστε σε θέση νανα βελτιώσουν σημαντικά την παραγωγικότητά τους, να διατηρήσουν την ειρήνη του μυαλού, να ελέγξουν ευκολότερα τη ζωή τους και να πάρουν περισσότερο ελεύθερο χρόνο για τους εαυτούς τους και τους αγαπημένους τους!